Thursday, September 6, 2007

在美國工作的第一步,加強Email 英文

若你已經習慣用 Email 和老美同事溝通的人,這一篇你也會覺得很貼切 !

記得5年前在台灣工作時,因中打很慢,回別人Email 英文, 都會被別人念! 我甚至寄了一封英文 Email 給老闆, 陳述我做研究的結果! 居然他和我說: 你剛才寫的 Email 是什麼意思! 頓時間只有一種想法: 如果你是一般工程師,也就算了! 你不是跨國經理人嗎? 如果你連最起碼的 Email 英文信都看不懂的話, 我真懷疑公司如何能進行國際化的洗禮!

到了美國之後,發覺很多公司平常都是用 Email 進行聯絡!你工作發覺有很多問題想請教別人時,不可能馬上找人問, 因為每個人都很忙! 你若貿然前去,你會打擾別人上班思考的時間(我指的是IT人,其他行業也許不同), 所以最好的方法就是 Email 溝通!

我的經驗顯示,老美已經將 Email 當作是一種聊天,溝通,交代事情的方式!你不用特意寫得像商用英文一樣的正式! 寫法取決於公司文化!入境隨俗較重要!你也會看到很多俏皮的英文單字!

有些公司每個人一天會收到很多的 Email ,他們可能不會馬上看你的信, 所以若你要問別人問題,寫法就很重要! 我的建議如下:

1. 主旨要醒目,馬上能夠切到重點!而且和你問的問題有關!

2. 不要犯基本文法的錯! 這一點我幫不上忙!自己多加強文法吧!若只是英文用法的問題,他們看得懂, 也不會怪你!

3. 內文要明確陳述你的想法,不要讓他們覺得還要猜你的意思!

4. 記得信內常說 Thanks,是最基本的禮貌!

5. 若 Email 對方還是不了解,就問他何時有空!當面請教! 記得一次問清楚!記得常說Thanks!

6. 拜 MSN 表情文化所賜,可以常用笑臉在結尾!也無傷大雅!

7. 公司可以用 MSN, Google talk, Microsoft Office communicator 溝通最好,這樣你將 Email 寄出後,可以知道對方何時有空!也可以做線上溝通!

8. 切忌不要寫任何得罪人的話!若自己有錯,承認過錯,不要怕失去面子!

最後我要強調一件事: 若你寄好幾封信給老闆,老闆不回,也沒找你回答的話,就表示這個老闆不值得你追隨!自己看開點! 通常一般有制度的公司,你寫 Email 給人,都會得到善意的回應!

延伸閱讀:
請問你的Scenario 是什麼?
一張A4 紙的工作哲學

2 comments:

V怪客 said...

Thanks for ur sdvice.

I like ur blog.It provide me many useful information which I concern.

Ray said...

Thanks for compliment. Your blog is so excellent.

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