2016年4月17日 星期日

美國公司錄取新人需填寫的文件有哪些?

上個月找到新的專案工作後,於是找一天時間前往西雅圖市區和公司  HR  做新人報到手續HR 給我一些文件表格填寫


 這幾年我曾經在一家公司相同職位中換了三家  Consulting Companies,因此非常清楚  Consulting Companies 錄用新人的文件表格。基本上都是大同小異。有時 HR 並沒有說得很完整,我都會主動詢問之。文件不外乎下列幾項:

Job offer Letter

勞動契約

W-4 表格

I-9  表格

Background Check Authorization form (客戶公司及公司本身)

一張  Voided Check  做直接存款用  

Benefits Open Enrollment (看看是否想加入公司的保險)

其他文件,如公司及福利簡介

此外,我詢問下列簡單問題:

公司是否提供  401K 退休計畫 ? 若有,何時可加入?

Ans: 員工服務三個月後,即可加入  401K 退休計畫。

我的每次  Paystub 是否可以只  Withhold 5%  的聯邦所得稅?  Payroll  公司是否可以做得到? (詳請請看善用 W4 表格- 調整薪資預扣所得稅金額)

Ans: HR 說好問題,她並不清楚,於是替我詢問  Payroll  司。結果: 可以。要求我在  W4 表格上簽名位置旁邊中填上: I request flat 5% override 從此之後, 我只先預付5%聯邦所得稅。

根據法律規定,公司只要錄用新人,要立刻做  I-9  表格驗證文件工作。目的是您是否能合法在美工作?  

此時我美國護照正在申請中,綠卡早被收走,於是我拿美國公民紙給她看 (我以為在  List A ) 。她看了I-9  表格半天,居然看不到美國公民紙的字眼,我當場也傻眼於是叫我補交  List C  中的一份文件

回家後,我補了一個文件給她。上網搜尋後,我寄給她一個網址: 公民紙就是  List C 上的 #8 employment authorization document issued by the Department of Homeland Security她覺得驚訝!


如果您準備接受新的工作  Offer,早點習慣如何填寫這些文件表格,絕對會省下您很多的時間

延伸閱讀:

2016年4月1日 星期五

2016年新的工作,新的挑戰: 專案工作短暫,在其位就要像櫻花一樣燦爛

2015  年美國個人健保公司幾乎虧損連連,本專案公司也是如此,加上這家公司  CIO 剛上任不久,想要有一番作為,想實施外包及裁員政策

由於本保險公司乃為非營利機構裁員有年度的限制(如一年500) ,這點和民營企業不同。裁員需上報給華盛頓州州政府才行。公司超過  15% 的盈餘需繳交給州政府虧損可向州政府申請補助。所以在個人健保公司虧損連連的情況下,能向州政府申請補助的金額會有多少呢?

去年感恩節前一直到今年二月份,已經歷過好幾次正式員工的裁員。有些主管已在公司待了10多年。我  QA ManagerScrum MasterTest Lead 及一些同事都相繼被裁。其他部門的主管有不少人也突然一天之內消失不見。有一對夫妻在不同時間相繼被裁。裁到正式員工都人心惶惶。很諷刺的是我們這些  Contractors   因專案需要還繼續留著,但我們都知道  Contract   可能隨時面臨結束

根據自己  CPMP 原則(詳請請見掌握 CPMP 四項原則就能當個快樂的 Consultant) 來分析自己當前的  Contract   狀況,是處於一個安全邊緣因為我新的  QA Manager   Project Manager 待風聲鶴唳後,想要繼續留我們下來。

沒想到二月中,公司宣布一項重大政策讓大家傻眼: 只要  Contractors 在公司滿一年,必須經公司主管同意,可再延長半年。如果滿一年半,需經過該部門的副總同意才行,否則需強迫放六個月的假。據說是一位新的  HR Manager 所提出的政策。大家都知道他想效法微軟18個月的政策,但學的又不像。非營利機構實施這種政策真是有點庸人自擾。

公司所有  Contractors 都面臨  Contract 二月底結束的命運,其中有很多人已在公司待超過三年。我已經待了20  個月,也學會一些自己從來沒學過的技能,更重要的是自己學到一些美國保險資訊的知識,也參與三州歐記健保  Open Enrollment Period (WA, OR, AK) 的大型專案,組員還替幾位  Contractors 舉行離別午餐會 (Going Away Lunch),我已心滿意足。

為了趕緊在二月底專案結束前讓自己如期找到一份工作,我開始聯絡我認識的  Recruiters。如果是正式員工職位,很多公司的作業流程都普遍審查很久。如果是  Contract 職位,只要經過  N  次面試通過即可。

這次找工作雖有很多面試的機會,但是經歷三次電話面試失敗,一次親自面試失敗,也讓我越挫越勇。後來在一次親自面試後,在開車回家路上就收到  Recruiter 電話: You are hired,成功拿下  Contract Offer

我常和想找工作的朋友說: 找工作也是需要靠緣分的。如果沒應徵上,就表示和這家公司沒緣,也不是壞事,也不要覺得可惜,就繼續調整方向,繼續努力奮鬥。

經過一星期多的背景調查後,就去上班。上班三星期多,同事都相處融洽,又喚起我繼續學習自己從來沒學過技能的求知慾望。這乃是我所樂意見到之事。

和一位同事聊天,發覺他一年半前曾在這家專案公司當過正式員工。沒想到他認識我新的  QA Manager,而且他這份工作是找  QA Manager Reference。原來這個世界是很小的。



看到華盛頓大學櫻花盛開由感而發: 專案工作短暫,在其位就要像櫻花一樣燦爛即使專案結束,也該替自己留個好名聲而瀟灑離去。

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2016年3月25日 星期五

新爸日記(20): 嬰兒的定期檢查(Well Visits) 免費

去年歐記健保  Open Enrollment 開始時,一直著手研究如何選擇  2016  年的個人健康保險? 這些年實在看到不少親朋好友都覺得一定要買最貴的保險才會心安。其實這是一種誤解。很多時候  Plans 之所以貴是貴在  Prescription Drugs ,如重大疾病的藥。

如果全家健康狀況良好,買最貴的保險只是浪費金錢。我曾經將相同保險公司所有的  Plans 之年費來計算機會成本,再用  Out of Pocket Maximum Family Deductible 來計算,並不是最貴的保險卻是最好的。因此我不會選最貴的保險。

有了小孩後,我不再選擇  HSA,因為若小孩生病去看醫生,絕對不划算。最後我選擇  LifeWise 最便宜的  EPO (Exclusive Provider Organization) 保險內容。


EPO 有一個特點: 我可以將主要的小兒科醫生選為 PCP (Primary Care Provider) 。只要小孩生病去看這位醫生,只要付Copay 30元即可,其他由保險公司負擔。這個概念可延伸二個問題:

如果選了這位小兒科醫生為 PCP,屆時想換  PCP ,可以嗎?
Ans: 可以。只要小孩看病前,登入自己帳戶並更換  PCP  即可,但這位醫生必須在   Network 內才行。

如果看病時, 我的  PCP 臨時有事, 請其他小兒科醫生來看診,是否可以?
Ans: 可以。相同醫院有不同的醫生。只要是醫院的  Tax ID  相同可。

保險內容上有一項  Preventive/Wellness Services,這項對嬰兒的定期檢查(如打疫苗)是完全免費的,而且也不會收 Copay 30元。因為這並不是小孩生病時去看醫生的狀況。


好好研究適合家人的個人保險內容才是最重要的。

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2016年3月24日 星期四

2016 年在美國報稅完畢

一年一次的報稅季節已經來臨。今年二月中便開始使用   TaxACT  進行報稅試算。今年報稅時,遇到幾個有趣的問題:

2015 年股票虧損可以報損失

去年買了一些股票,老婆大人賺了一些錢,我卻有一些虧損。今年券商還不錯,已經在1099-B表格中,將何時買入價格及何時賣出價格全部整理完畢。早期券商  1099-B只有賣出的價格及賣出日期,很不方便。只要依照  1099-B  指示即可在TaxACT  輸入完畢。一切可從  Form 1040 Line 13 (Capital gain or Loss) 及  Schedule D  看到相關性。也讓我  Total Income 減少。

2015年出租房屋可以報損失

去年繼續將房屋出租,因此房租所得需報稅房貸利息,房屋稅,房屋有關的各項合理費用均可抵稅房屋折舊費用也可抵稅,可用房屋價格(不含土地價格除以  27.5  年計算。若房東一年的所有費用大於房租所得,出租房子可以報損失,最多  25,000。超過的部分可移到下年度使用。一切可從Schedule E Form 4562Form 8582 中看到相關性。也讓我  Total Income減少。

2015年車子用於出租房的費用可以抵稅

2014 年買了新車。2015  年開車去處理房客事宜。開車的的程數可以抵稅($0.75 per mile) 。第一年可選擇  Standard mileage rate (不含車子折舊費用) 或是  Actual Expense (含車子折舊費用)。選擇前者讓我退稅多。車貸利息亦可抵稅。一切可在  Form 4562  即可看到。

2015  年華盛頓州   General Sales Tax    維持不變

  IRS       Sales Tax Deduction Calculator   得出   State Tax = 6.5%Local Tax =3%加上我   2015 年買了一些東西之   Sales Tax  都可以放到  Schedule A       5b (General Sales Tax) 。讓我   Itemized Deduction  的金額增加了不少(詳請請見美國報稅書讀後心得())

2015  收到1095-B 表格

保險公司寄來  1095-B 表格,目的是列出家庭成員一年12月中有多少個月繳交保險費? 這些繳交的保費都可抵稅老婆大人懷孕一直到小孩出生時的所有醫療費用亦可抵稅。唯有總醫療費用超過個人Adjusted Gross Income 的  10% 才能抵稅。一切可從  Schedule A   line 4  到結果。讓我   Itemized Deduction  的金額增加了不少。

2015 年繼續存錢至  Health Savings Account來抵稅

這些年存錢至  Health Savings Account,終於在老婆大人懷孕及雙胞胎出生後派上用場。用這些錢來支付合格的醫療費用完全不會被課稅。一切可在  Form 8889  即可看到。2015年繼續存錢至  Health Savings Account  來抵稅,也讓我  Adjusted Gross Income減少。

2015 年第一次用  Traditional IRA 來抵稅

我以前都是存  Roth IRA,這個不能抵稅。2015年第一次存錢至  Traditional IRA (5,500)來抵稅。依照  TaxACT的指示: 2015年若本身有參加公司的  401K 退休計畫,若夫妻所得介於  98,000118,000,只能抵部分的稅,稱作  Partial Deduction (3,500) 。若所得高於  118,000,不能抵稅。超過的部分稱做  Excess Contribution (2,000)Traditional IRA也讓我  Adjusted Gross Income減少 (詳請請見您的個人退休帳戶(Traditional IRA)中的當年額度是否不能抵稅? )

2015年雙胞胎  Exemptions 一人可填  4, 000

2015  年雙胞胎出生。根據規定,2015年一人之  Dependent Exemption  為  4,000, 那我們多了  8,000。可在  Form 1040 Line 42 (Exemptions) 看到。讓我  Taxable Income減少。

2015年雙胞胎  Child Tax Credit 最多一人退一千美元

根據規定: 16  歲以下小孩有稅務優惠,一人可退一千元。TaxACT 給我1040表格是: Line 52 (Child Tax Credit) 和  Line 67 (Additional Child Tax Credit) 之加總為  2,000元。這表示我可以今年退稅多了2,000

2015年我的一些公式分享:

Total Income = W2 所得 + 股票股息- 股票損失- 房屋折舊費用

Adjusted Gross Income= Total Income-HSA 抵稅金額- IRA 抵稅金額

Taxable Income= Adjusted Gross Income- Itemization deductions (房貸利息,醫療費用,工作產生的費用,房屋出租時的間接費用…)- Exemptions (家庭成員數* 4,000)

Tax= Taxable Income * 邊際稅率

從上述公式算出需繳交的稅,加上  2,000  元的  Child Tax Credit 我們  2015 年比  2014  年多退了  5,000  多元的稅。看來我必須更新  W4 表格,請  HR  幫我調整薪資預扣所得稅金額才是好方法。

3/9 試算完畢後覺得一切沒問題時,才正式報稅3/24 拿到退稅金額。


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2016年3月19日 星期六

美國公民紙護貝(laminate),是否可以申請美國護照?

公民入籍宣誓後會拿到自己的公民紙  (Certificate of Naturalization) 。您會發覺公民紙上的照片原來是按指紋時所拍的照片。這證明一件事: 如果您要公民紙上的照片看起來好看,記得按指紋拍照時,多一點笑容

拿到公民紙後,第一件事情就是申請美國護照。老婆大人說她想晚一點申請。於是我上國務院網站研究一下申請方式 : 需填寫  DS-11 表格 ,然後存成  PDF ,再列印出來。之後拿著  DS-11表格,照片,公民紙正本及駕照親自到指定的地方(如郵局,法院,警局,市府)辦理。有些單位需預約,有些不需要。我當然是找不需預約的單位申請。


2 月份的某一天,到公司附近的法院申請。承辦人員說: 您的照片太小。原來我以為台灣護照的  2  吋照片就是美國護照的  2x2 照片,白跑一趟。晚上老婆大人說: 她買了一個護貝機(laminator), 準備將重要文件保護起來。我一直很猶豫是否要將公民紙護貝,但說不出一個好理由。於是就將二個人的公民紙護貝!!


隔天一位印度同事看到我的公民紙護貝,有點懷疑說: 公民紙應該是不能護貝,因為您申請時需繳交正本。於是我上英文網站搜尋資料,發覺很多人已討論過此問題,但始終得不出一個完整答案。

有人回答說: 他申請過,可以。

有人回答說: 他申請過,被承辦人員說: 官方文件不可以護貝護貝過後的文件形同作廢

有人回答說: 他重新申請護照時,寄公民紙的  Color Copy  給國務院即可(這不是我想要的答案)

有人回答說:  他解除護貝(delaminate),居然把公民紙用碎了。重新申請花錢事小,但重新申請的等待時間很長,需幾個月之久。

有人回答說: 可上YouTube 影片,可以小心翼翼的將重要文件解除護貝。方法不外乎是用吹風機及熨斗。

老婆大人拿了一張護背過的測試紙,用吹風機吹,發覺不夠熱,測試失敗。用熨斗可以,但是文件最後變得皺皺的,測試失敗。於是我們擱置一段時間。

2/26 我決定去家中警局一趟,看看是否可以拿護貝過的公民紙申請美國護照? 那位承辦人員看到我的護貝公民紙就說: 您的公民紙是正本,但您護貝了,也沒多說,就直接問一些  DS-11 表格的問題。

我繳交指定文件及二張支票(135) 。最後並叫我舉起右手說: 照片上是您本人嗎? 表格上的資料是否屬實? 我遵守指示並說  Yes 。並說: 公民紙及護照屆時會用不同信封寄給您。申請時間大約四星期。我  3/10  拿到護照。3/11 拿到護貝公民紙。花了二星期時間,速度很快。

經過此次事件後,美國的官方文件千萬不要護貝,護貝形同作廢。我只能說我這次運氣很好。台灣的身分證發給大家時就直接護貝,官方的意思就是好好保護文件。這二者觀點不同。

如果依照英文論壇上的不同答案來說,加上這次本身的經驗,我只能說: 如果遇到承辦人員不收護貝過的公民紙那就換一個單位吧。最重要的還是不要隨便護貝官方文件。

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2016年3月10日 星期四

您的個人退休帳戶(Traditional IRA)中的當年額度是否不能抵稅?

2015 年初,我將前公司的  401  退休帳戶轉入到自己的個人退休帳戶 (Traditional IRA)之後(詳請請見決定將前公司 401K 退休金帳戶金額移轉到個人退休帳戶(IRA)),心中想著: 2015  年存錢至 Traditional IRA  來抵稅也不錯。現在這家  Consulting Company  本身也有提供  401K  退休計畫,雖然沒有  Match,但我也很樂意參加,因為可以抵稅。

最近用  TaxACT  來研究報稅,依照其指示: Traditional IRA 2015  年最多能存 5,500 來抵稅,但如果本身有參加公司的  401K 退休計畫,而且夫妻所得(Adjusted Gross Income)  介於  98,000及  118,000  之間,Traditional IRA 中的  5,500元只能抵部分的稅,稱作  Partial Deduction (3,500) 。若所得高於118,000,不能抵稅。超過的部分稱做  Excess Contribution(2,000)

這個超過的部分需付一些稅,可從  Form 1040 中的 Line 32 (IRA deduction) , Line 59 Additional tax on IRAs, other qualified retirement plans 看到結果。



看到此結果後,我才不要繳這種稅給  IRS。於是我連絡  Scottrade 詢問此問題,看看是否他們可以將錢直接領出來,然後直接放到我  2016  年的額度內。服務人員說: 根據IRS 規定,存進去的錢都是不可取消的(irrevocable), 因此不能如此做。如果要領  Excess Contribution 出來的話,需填 IRA Distribution Request Form,然後親自去Scottrade 分行一趟。

Scottrade 分行的服務人員幫我遞交表格後,過了幾天,他們  Middle Office 的服務人員和我說: 您的領取日期(Date of excess contribution)需要填寫。和她討論後才知: 如果想要領取  Excess Contribution 出來的話,必須以2015年存入的時間為主。不能隨便用今天日期來當作領取日期。

例如我想要領 Excess Contribution  $1,500元,但是 1/5/15 $5002/5/15 $1,200,此時我可以用二個日期來做 Date of excess contribution。這一點是我感到比較意外的。

等我拿到  Excess Contribution 的支票後,我將它存入我的支票帳戶,之後再轉入我  2016  年的  Traditional IRA 中。以資訊系統的角度來說,這樣做真的很浪費時間。既然  Scottrade 無此功能,只能土法煉鋼了。

原來參加公司的  401K 退休計畫,有可能使  Traditional IRA  中的當年額度不能抵稅。

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